Günümüzde kurumlar, her geçen gün artan sözleşme sayısıyla daha karmaşık bir yapıya sahip hale geliyor. Bu durum, sözleşme sürelerinin, yenileme tarihlerinin ve yükümlülüklerin doğru şekilde yönetilmesini zorlaştırıyor.
Norgay Bilişim
29 Eki 2025
Sözleşmeler, kurumların hukuki ve operasyonel faaliyetlerinin temelini oluşturur. Satış, satın alma, tedarik, insan kaynakları ve iş ortaklıkları gibi birçok süreç, yazılı sözleşmelere dayanır. Bu sözleşmelerin sayısı ve karmaşıklığı arttıkça, yönetim süreçlerinin de daha sistematik ve izlenebilir hâle gelmesi gerekmektedir.aKurumların günlük operasyonlarında sözleşmeler her zaman merkezi bir rol oynamıştır. Satış anlaşmalarından tedarikçi sözleşmelerine, iş ortaklıklarından çalışan sözleşmelerine kadar geniş bir yelpazede bu belgeler, kurumsal faaliyetlerin temel yapı taşlarını oluşturur. Ancak sözleşmelerin sayısı ve karmaşıklığı arttıkça, bu belgeleri geleneksel yöntemlerle yönetmek giderek zorlaşmaktadır.
İşte tam bu noktada Contract Lifecycle Management (CLM), yani Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi devreye girer. Bu yazıda CLM kavramını derinlemesine inceleyecek, kurumlar için neden kritik önem taşıdığını ele alacak ve başarılı bir CLM uygulaması için nelere dikkat edilmesi gerektiğini tartışacağız.
Sözleşme Yönetimi - CLM (Contract Lifecycle Management) ne anlama gelir?
Sözleşme yönetimi - CLM (Contract Lifecycle Management), bir sözleşmenin ilk taslağının hazırlanmasından başlayarak, imzalanması, yürürlükte kalması, izlenmesi ve süresi sona erdiğinde arşivlenmesine kadar geçen tüm sürecin dijital sistemler aracılığıyla yönetilmesini ifade eder.
Bu yaklaşım, sözleşmeleri yalnızca saklanan belgeler olarak değil; süreçleri, yükümlülükleri ve riskleri olan dinamik varlıklar olarak ele alır.
Sözleşme yönetimi sistemleri genel olarak şu amaçlarla kullanılır:
Sözleşme süreçlerinin standartlaştırılması
Sözleşme verilerinin merkezi bir yapıda toplanması
Süreçlerin izlenebilir ve denetlenebilir hâle getirilmesi
Manuel işlemlerin azaltılması
CLM Neden Bu Kadar Önemli Hale Geldi?
Kurumlar büyüdükçe ve operasyonlar karmaşıklaştıkça, sözleşme yönetiminde yaşanan sorunlar da katlanarak artar. Geleneksel yöntemlerle yönetilen sözleşme süreçlerinde sıkça karşılaşılan problemlere bakalım.
Öncelikle kayıp sözleşmeler ciddi bir sorundur. Araştırmalar, kurumların ortalama her on sözleşmeden birinin tam metnine ulaşamadığını göstermektedir. E-posta eklerinde, farklı bilgisayarlarda veya fiziksel arşivlerde dağılmış olan bu belgeler, ihtiyaç duyulduğunda bulunamaz hale gelir.
Yenileme tarihlerinin kaçırılması da yaygın bir problemdir. Özellikle otomatik yenileme maddesi içeren sözleşmelerde, fesih bildiriminin zamanında yapılmaması kurumu istenmeyen şartlara mahkum edebilir. Yapılan çalışmalar, sözleşmelerin yaklaşık yüzde otuzunun yenileme tarihlerinde gözden kaçtığını ortaya koymaktadır.
Manuel iş yükü de göz ardı edilemez. Hukuk departmanlarının zamanının yarısından fazlası rutin sözleşme işlemlerine harcanmaktadır. Taslak hazırlama, onay takibi, versiyon kontrolü gibi tekrarlayan işlemler, ekiplerin stratejik çalışmalara ayırabilecekleri zamanı ciddi şekilde kısıtlar.
Standart dışı maddeler nedeniyle artan yasal riskler de önemli bir konudur. Her sözleşmede farklı ifadelerin kullanılması, uyumsuzluk risklerini artırır ve denetim süreçlerini zorlaştırır. E-posta bazlı onay süreçlerinde yaşanan verimsizlik ise ortalama beş ila on günlük zaman kayıplarına neden olmaktadır.
Sözleşme yönetimi (CLM) süreci hangi aşamaları kapsar?
CLM, sözleşmenin tüm yaşam döngüsünü kapsayan bir yaklaşımdır. Bu yaşam döngüsü genellikle aşağıdaki aşamalardan oluşur.
Sözleşme Taslağının Oluşturulması
CLM sistemleri, önceden tanımlanmış sözleşme şablonları üzerinden taslak oluşturulmasına imkân tanır. Bu durum:
Standart dil kullanımını teşvik eder
Hatalı veya eksik sözleşme riskini azaltabilir
Farklı ekiplerin aynı çerçevede çalışmasını kolaylaştırır
Onay Süreçleri
Bir sözleşmenin yürürlüğe girmeden önce farklı birimlerden onay alması gerekebilir. Sözleşme yönetimi sistemleri, bu onay süreçlerini dijital ortamda izlenebilir hâle getirir.
Bu sayede:
Sürecin hangi aşamada olduğu görülebilir
Gecikmeler daha kolay tespit edilebilir
Yetki sınırları daha net tanımlanabilir
Müzakere ve Revizyon
Sözleşme müzakereleri sırasında yapılan değişikliklerin takibi önemlidir. Sözleşme yönetimi çözümleri, revizyon geçmişinin kayıt altına alınmasına ve farklı versiyonların karşılaştırılmasına olanak tanır.
Bu yaklaşım, özellikle çok taraflı sözleşmelerde kontrol kaybını azaltmayı amaçlar.
Yürürlük ve İzleme
İmzalanan sözleşmeler genellikle uzun süre yürürlükte kalır. Bu süre boyunca:
Süreler
Yükümlülükler
Yenileme koşulları
takip edilmelidir. Sözleşme yönetimi sistemleri, bu bilgilerin merkezi bir yapı üzerinden izlenmesini sağlar.
Arşivleme ve Sona Erme
Sözleşme süresi sona erdiğinde, belgenin arşivlenmesi veya yenilenmesi gerekebilir. CLM çözümleri, bu kararların zamanında alınmasını desteklemeyi amaçlar.
Sözleşme yönetimi (CLM) ile belge yönetimi arasındaki fark
CLM kavramı zaman zaman doküman yönetim sistemleri ile karıştırılmaktadır. Ancak bu iki yaklaşım aynı değildir.
Doküman yönetimi genellikle:
Dosyaların saklanması
Versiyon kontrolü
Erişim yetkileri
gibi konulara odaklanır.
Sözleşme yönetimi (CLM) ise:
Süreç odaklıdır
Sözleşmenin yaşam döngüsünü esas alır
Operasyonel ve hukuki bağlamı birlikte ele alır
Bu nedenle sözleşme yönetimi çözümü, doküman yönetiminin ötesinde bir yapı sunar.
Yapay Zeka Destekli Sözleşme Yönetimi
Son yıllarda yapay zeka teknolojilerinin gelişmesiyle birlikte, CLM sistemleri de önemli bir dönüşüm geçirmektedir. Yapay zeka destekli CLM çözümleri, sözleşme yönetiminde yeni olanaklar sunmaktadır.
Akıllı sözleşme analizi özellikleri, özellikle geçmişten kalan fiziksel veya taranmış sözleşmelerin dijitalleştirilmesinde büyük kolaylık sağlar. OCR ve gelişmiş metin tanıma teknolojileri sayesinde, eski sözleşmeler taranıp dijital ortama aktarılabilir. Sistem, sözleşme içindeki anahtar bilgileri otomatik olarak çıkarır. Tutar, süre, taraflar, yükümlülükler gibi kritik veriler manuel müdahale olmadan tespit edilir ve veri tabanına kaydedilir.
Risk skorlaması özelliği ise standart dışı maddelerin tespitinde önemli rol oynar. Sistem, şirketin geçmiş sözleşmelerini analiz ederek standart bir temel oluşturur. Yeni bir sözleşme geldiğinde, bu temelten sapan maddeler otomatik olarak işaretlenir ve risk puanı atanır. Örneğin, olağan üç yıl yerine beş yıllık bir taahhüt maddesi yüksek riskli olarak işaretlenebilir.
Tahmine dayalı özellikler, kurumların stratejik kararlar almasına yardımcı olur. Sistem, geçmiş verileri analiz ederek bir sözleşmenin yenilenme olasılığını tahmin edebilir. Benzer şekilde, müzakere süreçlerinin ne kadar süreceğini öngörebilir ve kaynak planlamasına yardımcı olabilir. Fiyat benchmarking özellikleri sayesinde, benzer sözleşmelerle karşılaştırma yapılarak rekabetçi fiyatlandırma sağlanabilir.
Doğal dil işleme yetenekleri, sözleşme aramalarını çok daha kullanıcı dostu hale getirir. Klasik arama motorlarında belirli anahtar kelimeler girmek gerekir. Ancak NLP destekli sistemlerde "iki yıldan uzun bakım sözleşmeleri" veya "fesih maddesi içeren tedarikçi anlaşmaları" gibi doğal sorgular yapılabilir. Sistem, benzer ifadeleri farklı sözleşmelerde bulabilir ve şirket politikalarına aykırı maddeleri tespit edebilir.
Üretken yapay zeka kullanımı ise CLM'de yeni bir dönemin başlangıcını işaret eder. GenAI teknolojileri, elli sayfalık karmaşık bir sözleşmeyi bir sayfalık anlaşılır bir özete dönüştürebilir. Eksik maddelerin tamamlanması için öneriler sunabilir ve çok dilli sözleşme yönetiminde çeviri desteği sağlayabilir.
Ancak yapay zeka özelliklerinin kullanımında veri gizliliği ve KVKK uyumluluğu kritik önem taşır. Sözleşmeler genellikle hassas ticari bilgiler içerir ve bu verilerin üçüncü taraf AI servislerine gönderilmesi risk oluşturabilir. Bu nedenle kurumsal CLM çözümlerinde, yapay zeka modellerinin şirket içinde çalıştırılması veya gizlilik garantisi veren özel bulut çözümlerinin kullanılması önerilir.
Hangi Kurumlar CLM Sistemine İhtiyaç Duyar?
Sözleşme yönetim sistemi, her ölçekteki kurum için faydalı olsa da, özellikle belirli özelliklere sahip kurumlar için kritik önem taşır. Yılda yüzden fazla sözleşme yöneten kurumlar, manuel süreçlerle bu hacmi yönetmekte zorlanır. Farklı departmanlar arasında sözleşme süreçleri yürüten kurumlar, koordinasyon ve iletişim sorunları yaşar. Denetim ve uyum gereksinimleri olan kurumlar, özellikle finans ve sağlık sektöründe faaliyet gösterenler, sözleşme süreçlerinin izlenebilirliğini sağlamak zorundadır.
Uluslararası operasyonları olan kurumlar, farklı dillerde ve yasal sistemlerde sözleşme yönetmek durumundadır. Hızlı büyüyen kurumlar ise mevcut süreçlerin ölçeklenememesi sorunuyla karşılaşır. Bu kurumlar için CLM sistemi, sadece bir kolaylık değil, operasyonel sürdürülebilirlik açısından bir gereklilik haline gelir.
Sözleşme yönetimi (CLM) hangi kurumlar için uygun olabilir?
Sözleşme yönetimi çözümü özellikle:
Çok sayıda sözleşme ile çalışan
Farklı departmanlar arasında sözleşme süreçleri yürütülen
Denetim ve uyum gereksinimleri olan
kurumlar için zaman kazandıran ve iş yapış şekillerini kolaylaştıran bir çözüm olabilir.
Hukuk, finans, satın alma ve satış gibi birimlerinin birlikte çalıştığı yapılarda CLM sistemleri, süreçlerin daha görünür hâle gelmesine katkı sağlayabilir.
Sözleşme yönetimi çözümleri (CLM) kullanımının kurumsal süreçlere etkisi
Sözleşme yönetimi çözümü kullanımının kurumsal süreçler üzerindeki etkisi, kurumun yapısına ve kullanım biçimine göre değişebilir. Ancak genel olarak şu alanlarda iyileşme hedeflenir:
Süreçlerin daha düzenli ilerlemesi
Bilgiye erişimin kolaylaşması
Manuel iş yükünün azalması
Kurumsal hafızanın güçlenmesi
Bu etkiler, CLM sisteminin doğru şekilde yapılandırılması ile ilişkilidir.
Sözleşme yönetimi (CLM) yazılımı seçerken dikkat edilmesi gerekenler
CLM yazılımı seçimi, yalnızca teknik özelliklere bakılarak yapılmamalıdır. Değerlendirme sürecinde şu unsurlar dikkate alınabilir:
Kurumun mevcut süreçlerine uyum
Ölçeklenebilirlik
Entegrasyon imkânları
Güvenlik ve yetkilendirme yapısı
Yerel destek ve danışmanlık
Her kurum için en uygun CLM çözümü farklı olabilir.
Sık Sorulan Sorular (FAQ)
CLM sistemi kurulumu ne kadar sürer?
Küçük ve orta ölçekli kurumlar için 4-8 hafta, büyük kurumlar için 3-6 ay sürer. Süre, ihtiyaç analizi, sistem kurulumu, şablon oluşturma, entegrasyonlar ve eğitimleri kapsar. Doğru süreç tasarımı, hızlı kurulumdan daha önemlidir.
CLM sistemi mevcut ERP ve CRM sistemleriyle entegre olabilir mi?
Evet, modern CLM sistemleri API'ler ve hazır konnektörlerle SAP, Oracle, Salesforce, HubSpot gibi platformlarla entegre olur. CRM'deki müşteri bilgileri ve ERP'deki fiyat listeleri otomatik aktarılır. E-imza, doküman yönetimi ve muhasebe sistemleriyle de bağlantı kurulabilir.
CLM sistemi elektronik imza (e-imza) desteği sunuyor mu?
Evet, e-Devlet, E-Tugra, DocuSign, Adobe Sign gibi platformlarla entegre çalışır. Sözleşme onaylandıktan sonra imza süreci direkt CLM üzerinden başlar. İmzacılar e-posta/SMS ile bilgilendirilir, imza sırası kontrol edilir. İmzalanan sözleşme zaman damgası ve sertifikalarla güvenli saklanır.
CLM ile sözleşme şablonları nasıl yönetilir?
Şablonlar merkezi kütüphanede dinamik yapılar olarak saklanır. Hukuk departmanı onaylı standart maddeler gömülür. Koşullu mantık kullanılabilir; örneğin yüksek tutarlarda otomatik teminat maddesi eklenebilir. Şablon güncellemeleri versiyon kontrolü altında tutulur, farklı sözleşme tipleri için ayrı şablonlar oluşturulabilir.
CLM sisteminde sözleşme arama ve raporlama nasıl çalışır?
Her sözleşme yapılandırılmış veri olarak saklanır. Taraf adı, tip, tutar, tarih, departman gibi kriterlere göre arama yapılır. Tam metin araması ve yapay zeka destekli doğal dil araması mümkündür. Yöneticiler dashboard'lardan yenileme takvimleri, departman bazlı dağılım ve risk analizlerini görüntüleyebilir.
Mevcut sözleşmeler CLM sistemine nasıl aktarılır?
Süreç üç adımda ilerler: envanter çıkarma, aktif sözleşmeleri önceliklendirme ve veri yükleme. Fiziksel sözleşmeler taranır, yapay zeka destekli OCR ile anahtar bilgiler otomatik çıkarılır. Manuel giriş gerekirse harici kaynak kullanılabilir. Göç süresi sözleşme sayısına bağlı olarak birkaç haftadan birkaç aya değişir.
CLM sistemi kullanıcı eğitimi gerektirir mi?
Evet, kullanıcı eğitimi başarı için kritiktir. Eğitim rol bazlıdır: taslak hazırlayanlar şablon kullanımı, yöneticiler onay süreçleri, hukuk departmanı revizyon takibi, finans raporlama konularında eğitilir. Uygulamalı atölye çalışmaları ve gerçek senaryolar üzerinden örnekler verilir. Sürekli destek için video eğitimler ve dokümantasyon sağlanır.
CLM sisteminde veri güvenliği nasıl sağlanır?
Çok katmanlı güvenlik sağlanır: iki faktörlü kimlik doğrulama, rol bazlı erişim kontrolü, veri şifreleme (aktarım ve depolama), düzenli yedekleme ve denetim kayıtları. Tüm işlemler (görüntüleme, değiştirme, silme) kayıt altına alınır. KVKK ve GDPR uyumluluğu standart özelliktir. Hassas veri maskeleme ve otomatik silme politikaları da desteklenir.
Norgay Bilişim’in sözleşme yönetimi (CLM) yaklaşımı
CLM uygulamaları yalnızca bir yazılım kurulumu olarak ele alındığında beklenen faydayı sağlamayabilir. Bu nedenle süreçlerin, kurumun mevcut iş yapısına uygun şekilde ele alınması önemlidir.
Norgay Bilişim Türkiye’de ilk kez sunduğu Agiloft CLM sözleşme yönetimi çözümü ile
Kurumsal ihtiyaçların analiz edilmesi
Süreçlerin doğru şekilde kurgulanması
Uygun entegrasyon çözümlerinin konumlandırılması
çerçevesinde ele alır.
Norgay Bilişim’in sunduğu Agiloft CLM hizmetleri, sözleşme yönetimi süreçlerinin daha yapılandırılmış ve izlenebilir hâle gelmesini amaçlar. Bu yaklaşım, özellikle sözleşme süreçlerinde merkezi bir yapı oluşturmak isteyen kurumlar için değerlendirilebilir.
CLM ve Kurumsal Dönüşüm
Sözleşmeler, birçok kurumda uzun yıllar boyunca ikincil bir konu olarak ele alınmıştır. Ancak artan regülasyonlar, operasyonel karmaşıklık ve dijital dönüşüm süreçleri, sözleşme yönetiminin daha stratejik bir bakış açısıyla değerlendirilmesini gerekli kılmaktadır.
Sözleşme yönetimi (CLM-Contract Lifecycle Management) çözümleri, bu dijital dönüşümün önemli bileşenlerinden biri olarak görülmektedir.
Doğru planlama ve doğru çözümle hayata geçirilen CLM yaklaşımları, kurumların sözleşme süreçlerini daha kontrollü ve şeffaf bir yapıya kavuşturabilir.
